Элементы и папки Outlook

Основными единицами информации в Outlook являются элементы различных типов встречи, сообщения, заметки, контакты, задачи, пометки в Дневнике. Ontlook хранит элементы информации в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, все заметки хранятся в папке Заметки, все задачи — в папке Задачи и т. д. Фактически Outlook организует базу данных этих элементов. Папка Outlook- это логическое хранилище информации, не связанное с физическим способом хранения информации на диске. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске.
При первом запуске Outlook пользователь имеет доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы в следующих папках, которые содержатся в папке Личные папки.
Outlook сегодня показывает сводку событий, произошедших и запланированных та день. На ней представлено число новых сообщений, перечислены встречи, запланированные на неделю, и задачи. Эта страница удобна для обзора текущего дня и предстоящей недели.
Входящие содержит поступающие сообщения электронной почты и факсы.
В Календаре отображаются собрания и напоминания о встречах, а также планируются встречи и собрания с другими пользователями. Можно установить вывод оповещения для элементов Календаря. Если оповещение установлено, то в заданное время на экране появляется окно с напоминанием о предстоящем событии или встрече. При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора удобного времени. Также Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения.
Контакты Outlook используются для хранения имен, номеров телефонов и адресов деловых партнеров. Списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ.
Задачами, назначаемыми на рабочие дни, можно управлять с помощью служебных и личных списков задач Outlook. Можно установить важность задач, включить выдачу напоминаний о сроке завершения и обновлять сведения о ходе выполнения задачи. В Outlook выполняется отслеживание повторяющихся задач. Outlook также может использоваться для назначения задач другим пользователям и наблюдения за их выполнением.
Заметки в Outlook облегчают создание и публикацию сведений, важных для вас и ваших сотрудников, а также управление этими сведениями.
В папке Удаленные находятся все удаленные элементы.
Черновики содержат черновики и сообщения, не готовые к отправке.
Исходящие — сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные.
Папка Отправленные содержит копии отправленных сообщений электронной почты.
Дневник содержит ежедневные записи о личной деятельности. Запись в Дневнике автоматически создается при отправке и приеме электронных сообщений, работе в любом приложении Microsoft Office. Имеется возможность создавать любые записи вручную.
Общий принцип работы с Outlook таков: открыв папку, нужно выбрать требуемый элемент и автоматически запустится обслуживающая его форма.
Чтобы быстро найти элемент, не просматривая списки элементов Outlook, можно воспользоваться кнопкой Найти на панели инструментов. Эта команда позволяет выполнять поиск любых элементов Outlook, включая сообщения, встречи, контакты и задачи. Пользователь Outlook может задавать весьма разнообразные условия поиска, используя команду Расширенный поиск в меню Сервис. С помощью кнопки Организовать на панели инструментов можно упорядочить содержимое папок, установить свои правила обработки сообщений, даже оградить себя от нежелательных адресатов.
Для каждой папки существует набор представлений — способов показа элементов на экране. Набор стандартных представлений включает: таблицу, временную шкалу, карточки и др., но можно создавать и свои собственные с нужными параметрами фильтрации, группировки и сортировки элементов, изменять шрифты представлений.
Настройка параметров представления данных и режимов работы элементов Outlook осуществляется при нажатии соответствующей клавиши в диалоговом окне команды Параметры меню Сервис.
Завершение роботы с Outlook
Для корректного закрытия Outlook выберите команду Файл, Выход и завершение команды.
Outlook сегодня
Outlook сегодня - это самые важные сведения Outlook — почта, календарь и список задач, собранные в одном месте. На странице Outlook сегодня приводится обзор текущего дня, можно посмотреть краткую сводку назначенных встреч, список задач и количество вновь поступивших сообщений электронной почты.
Чтобы запустить Outlook сегодня, щелкните по его значку на панели Outlook или задайте его в качестве используемого по умолчанию представления.
Для изменения настроек данного представления щелкните на поле Настройка "Outlook сегодня" в верхнем правом углу. Откроется окно настройки. Назначения параметров настройки Outlook сегодня приведены.
Назначение параметров настройки Outlook сегодня

Параметр

Назначение параметра

Запуск

Установите флажок, если вы хотите при запуске открывать окно Outlook сегодня

Сообщения

Выбор папок с элементами типа Сообщение для отображения их а данном представлении. По умолчанию Outlook отображает количество элементов в папках Входящие, Исходящие, Черновики

Календарь

В раскрывающемся списке можно выбрать количество дней, элементы которых будут отображаться. По умолчанию Outlook отображает встречи за последние пять дней

Задачи

Выбор задач, которые следует отображать

Стили

В раскрывающемся списке можно выбрать один из пяти стилей Outlook сегодня: Стандартный, Стандартный (две колонки), Стандартный (одна колонка), Лето, Зима

После внесения изменений в настройки нажмите кнопку Сохранить изменения в правом верхнем углу.
Календарь
Календарь используется для планирования предстоящей деятельности и напоминания о встречах, собраниях, важных событиях и для ведения дел.
Встреча — это мероприятие, для которого в Календаре резервируется время, но на которое не приглашаются люди и для которого не привлекаются ресурсы.
Собрание — это встреча, на которую приглашаются люди и привлекаются ресурсы.
Событие — это мероприятие продолжительностью не менее 24 ч.
Для открытия календаря щелкните по ярлыку Календарь на панели Outlook. Откроется окно Календаря . Панель просмотра информации Календаря разделена на три части:

  • список встреч (слева) отображает текущий день с расписанными по часам встречами, событиями и собраниями;
  • календарик (справа вверху) отображает дни текущего месяца;
  • панель задач отображает текущие задачи.

Дата в Календаре, выделенная жирным шрифтом, обозначает, что на этот день запланировано мероприятие. Щелкнув по дате на Календаре, вы можете просмотреть расписание на этот день. Для выделения несмежных дней в Календаре щелкните по нужным дням, удерживая нажатой клавишу Ctrl.
Чтобы перенести мероприятие на другой день, перетащите его название из Календаря на другую дату в календарике, расположенном в верхнем углу окна Календарь).

Панель задач в Календаре представляет список задач, содержащихся в папке Задачи, который можно просматривать разными способами, По умолчанию устанавливается представление Задачи на сегодня. Это представление можно изменить.