Электронная почта

Мы уже говорили о том, что Microsoft Outlook можно использовать для организации личной деятельности, но только коллективная работа с Outlook позволяет реализовать все возможности, одна из которых — обмен сообщениями электронной почты.
Электронная почта в настоящее время является одним из основных способов оперативного обмена деловой информацией. Она позволяет вести переписку, отправлять сообщения, добавлять в них вложенные файлы, а также отвечать на приглашения и т. п.
Для отправки, хранения и получения сообщений и элементов Outlook, а также для задания места хранения сведений Outlook используется группа настроек, называемая информационной службой. Примеры информационных служб: оперативная служба Microsoft Network, сервер Microsoft Exchange. Если планируется использование в Outlook средств электронной почты, необходимо включить в конфигурацию соответствующую информационную службу. Информационную службу электронной почты в любой момент можно добавить или удалить. Если конфигурация уже создана администратором и в ней установлена информационная служба и параметры электронной почты пользователя, то можно приступать к настройке электронной почты в Outlook.
Как настроить электронную почту
Настройка электронной почты
1. В меню Сервис выберите пункт Параметры.
2. На закладке Настройки нажмите кнопку Параметры почты.
3. В открывшемся окне отметьте флажками те пункты, которые вам нужны.
Если вы ведете интенсивную .электронную переписку с постоянным кругом адресатов, держать в памяти электронные адреса всех своих партнеров сложно. Для того чтобы адреса и имена ваших партнеров заносились в папку Контакты автоматически, Необходимо отметить флажком пункт Адреса, по которым я отвечаю, помещать в папку.
Для установки дополнительных параметров воспользуйтесь кнопкой Дополнительные параметры.
В зависимости от установленных флажков в группе При получении сообщения Outlook может подать звуковой сигнал, изменить на время вид курсора. Воспользовавшись кнопкой Параметры отслеживания в окне Параметры электронной почты, вы сможете установить автоматическую обработку уведомлений о доставке сообщений.
Как получить и просмотреть почту
Откройте папку Входящие, щелкнув по ее ярлыку на панели Outlook. В левом верхнем окне, рядом с названием папки, показано число полученных вами сообщений. Рабочее поле состоит из двух частей:

  • списка сообщений;
  • текста сообщения (выделенного).

Список сообщений содержит данные о письмах, имеющихся в текущей папке. К этим данным относятся: Автор сообщения (поле От), Тема сообщения (поле Тема), Дата получения (поле Получено).
В поле текста сообщения показывается содержимое текущего сообщения (выделенного синим цветом).
Заголовки писем, которые вы еще не прочитали, отмечены значком запечатанного конверта, в отличие от них прочтенные письма- значком открытого конверта.
Скрепка рядом с заголовком письма показывает на то, что в письме имеется вложенный файл.
Красный восклицательный знак рядом со значком конверта указывает на высокую важность сообщения, синяя стрелка вниз — на низкую.
Как написать электронное письмо
В принципе электронная переписка ничем не отличается от обычной бумажной. Электронное письмо должно быть грамотно составлено, перед отправкой надо тщательно проверить орфографию. Суть должна быть изложена кратко и четко, тем более что скорость общения по электронной почте позволяет получателю письма быстро запросить у отправителя интересующие его подробности. Письмо должно быть написано в обычном деловом стиле, без употребления жаргона и нестандартных сокращений.
Письмо следует начинать с приветствия. Дата и электронный адрес могут и не проставляться, так как они указываются в заголовке письма.
И наконец, как и на обычные письма, на электронные письма желательно отвечать, хотя бы кратко, что письмо принято к сведению.
Создание сообщения
1. Выберите в меню Файл команду Создать сообщение или нажмите кнопку Создать сообщение на панели инструментов.
2. Откроется окно с заготовкой письма .
Почтовое сообщение состоит из следующих полей:

Тип поля

Назначение поля

Кому

Указываются адреса получателей сообщения

Копия

Указываются адреса дополнительных получателей

СК

Указываются адреса дополнительных получателей сообщения, не отображаемых в списке получателей

Тема

Краткое описание сообщения

Тело сообщения

Само сообщение

3. В поле Кому введите имя вашего адресата. Можно воспользоваться сведениями об адресатах из вашей электронной записной книжки (Контакты), нажав кнопку Кому.
4. Появится диалоговое окно Выбор имен.
Вам достаточно щелкнуть по нужному имени в окне Контакты и нажать кнопку Кому, чтобы скопировать его в список получателей сообщения.
Если вы хотите добавить адресата в папку Контакты, нужно воспользоваться кнопкой Создать контакт и занести его имя, фамилию и адрес электронный почты.
Очень часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда письма нужно разослать в несколько адресов. Это можно сделать разными способами. Можно перечислить всех адресатов, выбирая их из открывшегося списка. Но правильнее оставить в поле Кому одного адресата, а всех остальных поместить в поле Копия. Очень часто бывает так, что, рассылая коммерческие предложения в различные адреса, вы каждому адресату хотите дать понять, что этот текст был создай исключительно для него. Для этого внесите всех получателей (кроме основного) в поле СК.
5. После того как указан адресат сообщения, необходимо задать тему сообщения в поле Тема.
Когда заданы адресат и тема сообщения, можно набирать сам текст. Делается это точно так же, как в текстовом редакторе.
Удобно в качестве редактора сообщений электронной почты использовать Microsoft Word.
Выбор редактора сообщений электронной почты
1. Войдите в меню Сервис и выберите пункт Параметры в окне входящие.
2. Появится диалоговое окно Параметры, раскройте закладку Сообщение.
3. На этой же закладке, нажав кнопку Шрифты, можно установить шрифт и размер шрифта, который вы будете использовать для текстов отправляемых и получаемых сообщений.
Почтовое сообщение в Outlook может быть подготовлено в следующих форматах:

  • формат RTF Microsoft Outlook;
  • обычный текст;
  • HTML.

Для установки формата сообщения воспользуйтесь командами меню Формат.
Текстовый формат использует в теле сообщения только текст, и все иные способы форматирования (цвет фона, шрифтовые вариации и т. д.) отсутствуют.
Использование формата RTF Microsoft Outlook дает возможность форматирования текста, установки маркеров, выравнивания. Используя HTML, вы можете создавать "красивые" письма. В письмо можно вставить гиперссылку, эффектный рисунок, встраивать таблицы, задавать фон и т. д.
В каком формате рассылать сообщения электронной почты — решать вам, но надо помнить о том, что не все пользователи электронной почты умеют распознавать формат HTML. Поэтому лучше выбрать для почты формат обычного текста. Если же вы уверены в том, что ваши адресаты умеют распознавать формат HTML, вы получите возможность отправлять красочные проспекты, рекламные листки, прайс-листы с многочисленными эффектами.

Если вам нужно разослать приглашения, поздравления, вы можете воспользоваться бланками-шаблонами.