Экспорт данных в другие форматы


СУБД Access 2010 предоставляет еще более широкие возможности для экспорта данных, чем предыдущие версии. Экспорт из таблиц базы данных может осуществляться в любой из форматов, для которых поддерживается операция импорта данных, в том числе в текстовые файлы, электронные таблицы, документы HTML и XML и составные документы Microsoft Word. Экспортировать данные Access можно не только из таблицы, но и из запроса. Можно экспортировать не только данные, но и объекты Access — формы, отчеты. В данном разделе мы рассмотрим возможность экспорта именно данных из таблиц Access. Об экспорте других объектов мы будем говорить в разделах, посвященных этим объектам.
Экспорт в электронную таблицу или файлы dBASE, Paradox
Для экспорта данных в электронную таблицу Microsoft Excel или Lotus 1-2-3, а также в файлы базы данных dBASE или Paradox можно использовать следующую процедуру:

  1. Откройте базу данных Access, из которой нужно экспортировать таблицу. Активизируйте окно базы данных, щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши.
  2. Раскройте список таблиц, щелкнув по ярлыку Таблицы на панели объектов окна базы данных, и выберите в этом списке экспортируемый объект.
  3. Выберите команду меню Файл, Экспорт (File, Export) или команду Экспорт (Export) из контекстного меню. Появится диалоговое окно Экспорт объекта (Export Tableto), изображенное на.
  4. В раскрывающемся списке Тип файла (Save as Type) этого диалогового окна выберите тип файла, в который вы хотите экспортировать таблицу Access. Найдите папку, в которую нужно сохранить экспортируемый файл, в текстовом поле Имя файла (File Name) укажите имя файла и нажмите кнопку Сохранить (Save all).

Если процедура экспорта закончится успешно, Access создаст новый файл, с которым вы сможете работать с помощью электронной таблицы или соответствующей СУБД.
Замечание
СУБД Paradox и dBASE не позволяют иметь такие длинные имена полей, как Access, поэтому в процессе импорта длинные имена полей усекаются. Это в некоторых случаях может привести к ошибке, т. к. в результате усечения имена полей могут оказаться дублирующимися. Поэтому перед экспортом лучше создать временную таблицу, в которой изменить имена полей так, чтобы они удовлетворяли требованиям соответствующей СУБД, и затем выполнить экспорт именно из временной таблицы. Для экспорта данных в формат Paradox 8.0 или dBASE 7 необходимо иметь на компьютере Borland Database Engine (BDE) версии 4.x или выше.
Экспорт данных в текстовый файл
Экспорт данных из таблицы Access в текстовый формат применяется обычно тогда, когда нужно использовать эти данные в приложении, которое может обмениваться с другими приложениями только через текстовые файлы. Экспортировать можно как в файлы с разделителями, так и в файлы с фиксированной шириной полей. Процедура экспорта похожа на описанную выше процедуру экспорта в другие типы файлов:

  1. Откройте базу данных Access, из которой требуется экспортировать таблицу. Активизируйте окно базы данных, щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши.
  2. Раскройте список таблиц и выделите в нем нужную таблицу.
  3. Выберите команду Файл, Экспорт (File, Export). Появится диалоговое окно Экспорт объекта (Export Table to).
  4. В раскрывающемся списке Тип файла (Save as Type) этого диалогового окна выберите элемент Текстовые файлы (Text Files). Перейдите в папку, в которой нужно сохранить экспортируемый файл, в текстовом поле Имя файла (File Name) укажите имя файла и нажмите кнопку Экспорт (Export).
  5. Запустится Мастер экспорта текстов, использование которого аналогично использованию Мастера импорта текстов, описанного ранее в этой главе. Единственным исключением является то, что при экспорте данных нельзя переопределить названия полей. Первое окно мастера показано на. В качестве формата экспорта выбран файл с разделителями. В следующем диалоговом окне можно будет выбрать символы для разделителей и включить в первую строку текстового файла имена полей таблицы. Кроме того, нажав кнопку Дополнительно (Advanced), можно создать спецификацию экспорта.

В последнем диалоговом окне мастера вы определяете имя текстового файла. После нажатия кнопки Готово (Finish), при успешном выполнении процедуры, вы получите текстовый файл выбранного формата. На показан текстовый файл, экспортированный из таблицы "Поставщики".
Замечание
Использование символа новой строки в текстовых полях таблицы Access 2010 может привести к возникновению ошибок при экспорте данных в другие приложения.

Порядок записей в созданном путем экспорта текстовом файле определяется первичным ключом таблицы. Если у экспортируемой таблицы нет первичного ключа, записи экспортируются в том порядке, в котором они были добавлены в таблицу.