Добавление записи

В формах, так же как и в таблицах, предусмотрена пустая запись, которая предназначена для добавления новых записей в таблицу. Эта пустая запись, как и в таблице, отображается в форме после всех заполненных записей. К этой записи можно перейти, пролистав в форме все записи с помощью кнопок перехода по записям или с помощью специальной кнопки перехода на новую запись. После ввода данных в эту запись и ее сохранения данные автоматически попадают в таблицу.
При добавлении новой записи в таблицу с помощью формы необходимо, переместившись на пустую запись, заполнить поля этой формы в соответствии с правилами, определенными разработчиком формы. Перемещение между полями формы, используемыми для ввода и редактирования данных, происходит аналогично тому, как это делается в запросах и таблицах, за исключением того, что клавиши перемещения курсора вверх и вниз перемещают курсор между полями, а не между записями. Для сохранения введенных значений нажмите комбинацию клавиш <Shift>+<Enter>.
Замечание
Чтобы можно было добавлять новые записи в таблицу в режиме Формы, свойство Разрешить добавление (Allow Additions) должно иметь значение Да (Yes). Значение этого свойства можно изменить, используя окно’свойств формы в режиме Конструктора.
Чтобы добавить новую запись в таблицу с помощью формы:

  1. Откройте форму. Перейдите в режим Формы, если форма была открыта в другом режиме. Для этого нажмите кнопку Вид (View) панели инструментов текущего режима и выберите из списка режимов элемент Режим формы (Form View). В текстовых полях формы появятся значения полей первой записи таблицы или запроса, являющегося источником данных формы. Access помещает точку вставки в первое поле формы.

Замечание
Редактирование полей для формы разрешено в тех же случаях, что и для таблицы или запроса, являющегося источником данных формы, т. е. до тех пор, пока это не будет запрещено в свойстве формы Разрешить изменение (Allow Edits).

  1. Перейдите к пустой записи, предназначенной для ввода новых данных. Для этого нажмите кнопку Новая запись (New Record) на панели инструментов Режим формы (Form View) либо маленькую кнопку Новая запись (New Record), расположенную в нижней части окна формы.

Замечание
Чтобы отменить создание новой записи после нажатия кнопки Новая запись на панели инструментов, просто нажмите кнопку перехода к предыдущей записи.

  1. При переходе на новую запись все текстовые поля и другие элементы управления в форме станут пустыми, кроме тех, значение которых определено по умолчанию. Access помещает точку вставки в первое поле формы. Для перемещения точки вставки к следующему полю нажмите клавишу <Enter> или клавишу <Таb>. Чтобы вернуться к предыдущему полю, нажмите комбинацию клавиш <-Shift>+<Tab> или используйте клавиши управления курсором для перемещения между полями. Можно, конечно, переходить от поля к полю с помощью одинарного щелчка левой кнопкой по нужному элементу управления.
  2. В поля формы введите требуемые значения, используя стандартные методы редактирования. В текстовые поля введите нужные значения, а в раскрывающихся списках или полях со списками с помощью мыши выберите необходимые элементы, так же как это делается в стандартных диалоговых окнах Windows.
  3. После завершения ввода данных Access сохранит их в памяти, но не добавит новую запись в таблицу. Для добавления записи в таблицу нажмите комбинацию клавиш <Shift>+<Enter> или выберите команду Записи, Сохранить запись (Records, Save Record).
  4. Для добавления нескольких записей повторите шаги с 2 по 5.

Чтобы запретить добавление записей в таблицу с помощью формы:

  1. Откройте форму в режиме Конструктора.
  2. Выделите всю форму.
  3. На панели инструментов Конструктор форм (Form Design) нажмите кнопку Свойства (Properties).
  4. В появившемся окне свойств формы раскройте вкладку Данные (Data).
  1. На этой вкладке в раскрывающемся списке свойства Разрешить добавление (Allow Additions) выберите элемент Нет (No).
  2. Закройте окно свойств и сохраните форму.

Теперь кнопка Новая запись (New Records), как на панели инструментов Режим формы (Form View), так и внизу окна формы, будет заблокирована, и добавление новых записей в таблицу с помощью формы будет невозможно.
Чтобы при добавлении новой записи какое-либо поле формы имело заранее заданное значение:

  1. Откройте форму в режиме Конструктора.
  2. Выделите нужное поле, щелкнув по нему левой кнопкой мыши.
  3. На панели инструментов Конструктор форм (Form Design) нажмите кнопку Свойства (Properties).
  4. В появившемся окне свойств поля раскройте вкладку Данные (Data).
  1. На этой вкладке в текстовое поле свойства Значение по умолчанию (Default Value) введите нужное значение.
  2. Закройте окно свойств и сохраните форму.

Теперь в каждой новой записи выделенное вами поле будет иметь по умчанию введенное значение. Это значение можно изменять в новой записи, если свойство Блокировка (Locked) данного поля имеет значение Нет (No). Подробнее об этом рассказано в следующем разделе.
 
Изменение записи
Редактирование существующих записей аналогично доблению новых записей. Однако прежде чем приступить к редактированию записи, ее нужно найти. Для этих целей можно воспользоваться кнопками перехода по записям (кнопками навигации), расположенными в нижней части окна формы. Эти кнопки выполняют те же функции, что и аналогичные кнопки в таблицах и запросах. В текстовом поле, находящемся между кнопками навигации, отображается порядковый номер текущей записи. Чтобы отобразить нужную запись с известным номером, просто введите номер в это поле и нажмите клавишу <Enter>. Самая левая кнопка навигации и симметричная ей правая кнопка навигации позволяют перейти на первую или последнюю запись таблицы или запроса, являющегося источником данных для основной формы. Вторая слева и симметричная ей справа кнопка навигации позволяют переходить, соответственно, к предыдущей или последующей записям.
Если вы не знаете порядкового номера нужной записи, то для ее поиска можно использовать кнопку Найти (Find) панели инструментов Режим формы (Form View). Если необходимо, чтобы записи были упорядочены по значению какого-либо поля, выделите его, а затем нажмите кнопку Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов Режим формы.
Найдите нужную запись с помощью описанных выше методов и приступайте к ее редактированию. Перемещение между текстовыми полями, используемыми для редактирования данных, в форме происходит аналогично тому, как это делается в запросах и таблицах, за исключением того, что клавиши перемещения курсора вверх и вниз перемещают курсор между полями, а не между записями. В текстовые поля введите нужные значения, используя стандартные методы редактирования, а в раскрывающихся списках или полях со списками с помощью мыши выберите необходимые элементы так же, как и в стандартных диалоговых окнах Windows. Для сохранения введенных значений нажмите комбинацию клавиш <Shift>+<Enter>.
Чтобы запретить редактирование записи таблицы с помощью формы:

  1. Откройте форму в режиме Конструктора.
  2. Выделите всю форму.
  3. На панели инструментов Конструктор форм (Form Design) нажмите кнопку Свойства (Properties).
  4. В появившемся окне свойств формы раскройте вкладку Данные (Data) .
  5. На этой вкладке в раскрывающемся списке свойства Разрешить изменение (Allow Edits) выберите элемент Нет (No).
  6. Закройте окно свойств и сохраните форму.

Теперь редактирование записей, содержащихся в таблице, с помощью формы будет невозможно. Однако, если свойство формы Разрешить добавление (Allow Additions) имеет значение Да (Yes), то с помощью этой формы можно не только просматривать записи таблицы, но и добавлять новые.
Чтобы запретить редактирование какого-либо конкретного поля записи:

  1. Откройте форму в режиме Конструктора.
  2. Выделите нужное поле, щелкнув по нему левой кнопкой мыши.
  3. На панели инструментов Конструктор форм (Form Design) нажмите кнопку Свойства (Properties).
  4. В появившемся окне свойств поля раскройте вкладку Данные (Data) .
  5. На этой вкладке в раскрывающемся списке свойства Блокировка (Locked) выберите элемент Да (Yes).
  6. Закройте окно свойств и сохраните форму.

Если необходимо запретить редактирование нескольких полей записи, то повторите описанную выше процедуру для всех полей. Теперь значения указанных вами полей нельзя будет изменить, а в новых записях нельзя будет ввести в них значение.
Замечание

Чтобы какое-либо поле формы имело заранее заданное значение, которое нельзя было бы изменить, укажите для этого поля формы нужное значение в свойстве Значение по умолчанию (Default Value) и установите значение свойства Блокировка (Locked) равным Да (Yes).