Дневник

Существует возможность автоматической записи сведений о работе Outlook и данных о файлах, созданных любым приложением Office. Каждая запись Дневника содержит сведения об одной операции (создание документа, ответ на запрос, сообщение электронной почты и т. п.). Виды деятельности, автоматически заносимые в Дневник, можно установить в диалоговом окне Параметры дневника , выбрав команду Параметры в меню Сервис.
Действия, отмеченные в поле Автозапись элементов, будут заноситься в Дневник автоматически. Все другие действия, включая беседы и работу с обычными письмами, можно записывать в Дневник вручную.
Создание записи в Дневнике
Т. Нажмите кнопку Создать, Запись в дневнике; раскроется диалоговое окно Запись в дневнике.
2. Выберите тип записи в поле Тип (например, письмо).
3. Заполните нужные поля диалогового окна.
4. По окончании создания записи нажмите кнопку Сохранить и закрыть для сохранения записи в Дневнике.
Каждая запись Дневника представляет собой один факт и регистрируется при его совершении. Например, запись о документе вносится при его создании или использовании. Можно открыть и просмотреть подробные сведения. Кроме того, запись можно использовать как средство быстрого доступа к элементу Outlook или соответствующему документу.
Если вы помните дату работы с файлом, но забыли, где он находится, обратитесь к Дневнику: это позволяет найти нужную информацию.
При наличии модема можно записывать продолжительность телефонных разговоров и других действий.
В Дневнике Outlook можно задать автоматическую запись ваших связей с контактами, выбранными из списка. Автоматически записываемые в Дневник Outlook документы иногда появляются не сразу, а через несколько минут.
Дневник имеет шесть стандартных представлений: по типу, по контактам, по категориям, список элементов, за последние семь дней, телефонные звонки. На записи в Дневнике сгруппированы по типам и распределены по временной шкале. Представления в виде временной шкалы имеют различный масштаб: в режимах День и Неделя записи в Дневнике изображаются значком соответствующего типа и текстом темы, в режиме Месяц — только значком.
Заметки
Заметки - это электронный заменитель бумажного блокнота с отрывными листками, куда заносятся вопросы, напоминания и многое другое, что вы обычно записываете в бумажный блокнот. В заметках удобно хранить сведения, которые могут понадобиться позднее, например указания или текст для вставки в другие элементы или разделы документов.
Заметку легко создать, вызвав соответствующее окно программы Outlook.
Можно работать, оставив заметки открытыми на экране; можно сохранить вместе с другими заметками или экспортировать в другие документы Microsoft Office.
Текст заметки набирается шрифтом, заданным в поле диалогового окна Параметры заметок, доступном при выборе команды Параметры в меню Сервис .
Объем вводимого текста неограничен; если он превышает стандартный размер заметки, текст можно прокрутить. Можно увеличить и уменьшить стандартный размер заметки, перетащив границу окна с помощью мыши.
Доступ к файлам, их просмотр и совместное использование
Имена файлов и папок отображаются в Outlook так же, как и в Проводнике Windows. Просмотр папок и файлов в Outlook осуществляется посредством группы Другие ярлыки на панели Outlook.
Просмотр папки или файла
1. Щелкните левой кнопкой мыши по названию группы Другие ярлыки.
2. Щелкните по ярлыку Мой компьютер; в области просмотра информации появятся доступные диски, папки и файлы.
Форма представления данных устанавливается выбором команды Текущее представление в меню Вид.
Если на компьютере установлены программы Excel или Word, можно создать файл, не выходя из Outlook, выбрав команду Создать документ Office в меню Файл.
В Outlook можно задавать поиск любых файлов по заданным условиям, выбрав команду Расширенный поиск в меню Сервис. После нажатия кнопки Найти отобранные элементы выводятся в области Результат поиска .
Найденные файлы можно сортировать, группировать, задавая параметры команды Текущее представление в меню Вид .
Для организации удобного хранения информации в Outlook можно использовать папки, ярлыки которых доступны при выборе панели Другие ярлыки и находятся слева в диалоговом окне программы.
Средства создания ярлыка пользовательской папки в любой группе такие же, как и в Проводнике.
Использование общих папок или совместное использование папок возможно, только если вашим администратором организована система разграничения прав совместного доступа и использования папок.
Совместный доступ к папке
1. Нажмите на панели кнопку Другие ярлыки.
2. Щелкните значок Мой компьютер.
3. Дважды щелкните диск, содержащий папку, к которой требуется открыть совместный доступ.
4. Щелкните правой кнопкой мыши по нужной папке и выберите в контекстном меню команду Доступ.
5. Выберите необходимые настройки.
Допустимый объем действий в совместно используемой частной папке зависит от ваших прав доступа.

Для передачи файла в совместное пользование поместите его в общую папку или создайте почтовое сообщение и вставьте в него файл.