Цветовое оформление

Восприятие информации, содержащейся в таблице, значительно улучшится, если вы акцентируете внимание на некоторых ячейках, выполнив их заливку цветом. Выделите области таблицы, которые необходимо закрасить, и нажмите кнопку Цвет заливки, расположенную на панели инструментов Форматирование (при этом ячейка будет окрашена цветом, который был выбран последним). Другой цвет можно выбрать, нажав стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки .
Цветовое оформление ячеек также задается путем активизации команды Формат/Ячейки и выбора нужного цвета на вкладке Вид диалогового окна Формат ячеек.
Диалоговое окно Формат ячеек можно вызвать, воспользовавшись командой Формат ячеек контекстного меню.
Линии и рамки
Используя различные рамки, в таблице можно выделить определенные группы данных или создать любой бланк. Выделите ячейки, которые необходимо "оградить" рамками. Тип рамки выбирается в палитре, которая открывается после активизации кнопки Внешние границы панели инструментов Форматирование. Если вы хотите применить рамку, выбранную в последний раз, просто нажмите эту кнопку. В противном случае нажмите стрелку рядом с кнопкой Границы и укажите другой тип рамки.
Дополнительные типы рамок можно выбрать на вкладке Граница диалогового окна Формат ячеек . Это окно вызывается при помощи команды Ячейки, находящейся в меню Формат, или команды Формат ячеек контекстного меню.
Представление результатов
После выполнения всех описанных выше действий вы должны получить таблицу, которая позволяет автоматически выполнять шесть указанных операций. Данные, находящиеся в ячейках ВЗ и В4, попадают в строку расчета каждого действия и в зависимости от операции становятся сомножителями, слагаемыми и т. д.
Сейчас мы поговорим о том, насколько важно выбрать правильный способ представления числовых данных. Речь идет о формате содержимого ячеек, округлении и точности значений. Этот этап является сложным и ответственным, поскольку неудачный выбор формата ячейки может привести к неправильной трактовке содержащейся в ней информации. Задавая формат, надо обязательно учитывать, где и как будут использоваться вычисленные значения.
При создании новой книги содержимому ячеек по умолчанию присваивается формат Общий. На приведена таблица, для ячеек которой назначен именно этот формат. В данном случае действия производятся над простыми числами 3 и 5. Результаты представлены как в виде целых чисел без дробной части, так и в виде дробных чисел с тем количеством знаков после запятой, которое получилось в результате вычисления. Это говорит о том, что для ячеек с результатами расчетов предварительно не задавалось никакого числового форматирования.
Обратите внимание, что результатом операции Извлечение корня является число, состоящее из девяти цифр (1,24573094). Оно значительно меньше числа, полученного в результате операции Возведение в степень (243). Но поскольку данные числа находятся в одном столбце, зрительно значение корня воспринимается как большее, поскольку в глаза в первую очередь бросается большое количество цифр. Насколько важен правильный выбор представления результата, демонстрирует следующий пример.
ПРИМЕР

В компании N при сдаче декларации по НДС три года назад в графе налоговых обязательств было указано число 20,11, в графе налогового кредита — число 20,8. Естественно, согласно декларации, дебетовое сальдо составило 20,8 — 20,11 = 0,69. Однако дело происходило в конце рабочего дня и налоговый инспектор, только взглянув на декларацию, сказал, что она заполнена неправильно. На вопрос "Почему?" он снисходительно объяснил: "Ведь 11 больше, чем 8". Можно было бы обвинить инспектора в элементарной безграмотности, ведь по его расчетам получалось 20,11 — 20,8 = 0,3. Однако инспектор не заметил, что речь идет о цифрах, находящихся после запятой, и не сообразил, что восемь десятых это никак не меньше, чем одиннадцать сотых. В данном случае виноват человек, предоставивший такую декларацию, поскольку он не учел возможности подобной интерпретации чисел.

Числовое форматирование
Для того чтобы сделать данные столбца более читабельными, на экране необходимо показать число с двумя десятичными знаками, независимо от того, сколько на самом деле в нем имеется цифр после запятой .
Для применения указанного форматирования необходимо выделить нужный диапазон ячеек, вызвать диалоговое окно Формат ячеек и открыть в нем вкладку Число. В списке Числовые форматы необходимо выделить элемент Числовой. После этого в области справа появятся дополнительные опции. Отметьте флажком опцию Разделитель групп разрядов. В поле Число десятичных знаков введите значение 2 (до второго знака после запятой). Затем выберите в списке Отрицательные числа метод представления отрицательных чисел. В области Образец, расположенной в верхней части вкладки, вы увидите, как будет выглядеть число в ячейке, с которой началось выделение диапазона.
Обратите внимание на значение, полученное в результате вычисления корня . Оно изменилось: уменьшилось количество десятичных разрядов. Может показаться, что число округлено до второго десятичного знака. Но здесь и кроется тонкость, незнание которой может принести неприятности. Не путайте округленное значение с отформатированным. Когда число отформатировано, то оно только кажется округленным. Если вы создадите ссылку на эту ячейку (D13), то ее содержимое будет применяться в исходном виде, то есть со всеми знаками после запятой. Для того чтобы вы поняли, какие последствия может вызвать пренебрежение этой особенностью, приведем следующий пример.
ПРИМЕР

Во время августовского кризиса 1998 года многие предприятия при отгрузке товара перешли на цены, привязанные к у.е. Экономисту одного из таких предприятий потребовалось подготовить спецификацию к контракту на довольно приличную сумму. Умея работать на компьютере, он, естественно, решил воспользоваться программой Excel. В ячейках справа от спецификации экономист поместил курс доллара и цены на товары в долларах. В "официальной" же части рабочего листа — все остальные атрибуты спецификации. При изменении курса доллара он планировал получить новый результат, не производя расчетов вручную, а лишь изменив в ячейке F1 курс доллара. Цены следовало указать в рублях без копеек (то есть в виде целых чисел). При курсе доллара 28,06 руб/$ цена на товар стоимостью $2 составила 56,16 руб (2 х 28,06 = 56,16). Однако на экране отобразилось число 56, так как в качестве параметра форматирования ячеек для рабочего листа было задано отображение только целых чисел (о чем пользователь не вспомнил). Во втором случае товар стоил $3, а его стоимость в национальной валюте составила 3 х 28,06 = 84,24 руб. Однако на экране появилось только число 84. Если опираться на представленные на экране значения, то при умножении цены первого товара на количество должно получиться 56 х 4 = 224. Но компьютер произвел операцию с другими числами (56,16 х 4 = 224,64), и на экране отобразилось число 225.

Бухгалтер, подписывающий документы, проверил произведенные расчеты на калькуляторе. Кроме ошибок типа 2 х 2 = 5 он обнаружил значительное расхождение в итоговой сумме. Экономист же настаивал на том, что компьютер не ошибается. К решению спора пришлось привлечь директора и потратить целый день на выяснение того, в чем состояла ошибка.
Вкладка Вычисление диалогового окна Параметры
Ошибки, описанной в приведенном выше примере, можно избежать, применив опцию Excel точность как на экране. Эта опция находится на вкладке Вычисления диалогового окна Параметры, которое вызывается посредством команды Сервис/ Параметры. На вкладке необходимо отметить данную опцию флажком. Однако автор этим методом никогда не пользовался. Почему? В качестве ответа приведем совет из справки Excel.
ВНИМАНИЕ

Использование в вычислениях отображаемых на экране значений приводит к округлению значений листа книги, а также к изменению точности вычислений. После такого округления возврат к исходной точности будет не возможен.

Обратите внимание на области Вычисления вкладки Вычисления. Здесь находятся переключатели автоматически и вручную. Если отмечен переключатель автоматически, то вычисления во всей рабочей книге производятся после каждого изменения в любой ячейке этой книги. Формулы автоматически пересчитываются при внесении изменений в ячейки, ссылки на которые в них имеются. Если в книге содержится большое количество формул, это может заметно замедлить работу. Вместо автоматического пересчета после каждого изменения содержимого ячеек пересчет можно производить по истечении некоторого времени или после внесения всех изменений в таблицы. Для этого необходимо активизировать переключатель вручную. Теперь, чтобы произвести пересчет формул во всех открытых книгах, следует нажать функциональную клавишу [F9] или кнопку Вычислить.

Для того чтобы выполнить вычисления только на рабочем листе, надо нажать кнопку Пересчет листа.