Циркулярная рассылка

Для автоматизации рассылки однотипных документов разным адресатам используется процесс слияния документов.
Слияние применяется для создания повторяющихся документов, таких, как серийные письма, адресные этикетки, записки и контракты. Информация, взятая из документов — источников данных, объединяется с серийным письмом, которое контролирует размещение текста для создания группы документов.
Документ стандартного содержания (письма) называется основным документом. Документ, содержащий меняющуюся информацию (список адресов), называется источником данных.
Существует также функция, которая дает возможность пользователю, отвечая на запросы непосредственно во время слияния, вводить любую информацию с клавиатуры.
Почтовый документ содержит постоянный и изменяемый текст, который повторяется во время каждого объединения. Постоянный текст составляет основную часть документа. Изменяемым называется текст, который меняется во время слияния и управляется кодами полей (адрес, имя клиента в серийном письме).
Перед созданием списка имен и адресов необходимо определить, какая из программ Office более всего подходит для решения этой задачи. Для слияния можно использовать список, созданный в Word, Microsoft Access, Outlook или Microsoft Excel.
Для списка имен и адресов малого или среднего размера, где не требуется делать много изменений, можно использовать список адресов в Word.
Чтобы использовать контактные имена и адреса в списке контактов Outlook вместе с окном Слияние в Word, сначала необходимо сделать адресную книгу Outlook доступной пользователю.
Для большого списка, в котором будут добавляться, удаляться и изменяться записи, или для сортировки списка используйте Microsoft Excel или Microsoft Access.
Основной документ состоит из постоянного текста (тело документа) и изменяющегося, уникального для каждого слияния (поля слияния).
Источник данных содержит информацию, которая вставляется в основной документ. Информация об одном объекте (человеке или фирме) представляется как запись.
Каждая категория информации в записи (имя, телефон, адрес) называется полем.
При объединении документов в новые документы каждый объект слияния (бланк письма) помещается в отдельный раздел нового документа.
Основные этапы процесса слияния
Процесс слияния состоит из трех этапов:

  • создания основного документа;
  • создания источника данных;
  • выполнения слияния.

Диалоговое окно, управляющее процессом слияния, доступно при выборе команды Слияние в меню Сервис (Tools, Mail Merge) .
Как правило, первым шагом в процессе слияния является создание формы данных, которая содержит данные, предназначенные для Объединения. Эта форма автоматически создается как таблица. Каждый ряд представляет отдельную запись, содержащую связанные между собой данные, в то время как каждая колонка объединяет в себе отдельную категорию данных, называемую полем.
Первая строка называется заголовком и содержит имена полей. Каждое имя должно начинаться с буквы. Пробелы и знаки пунктуации недопустимы.
Обычно в качестве основного-документа используется заранее созданная форма делового письма, содержащая постоянный текст (например, приглашения на конференцию).
Источник данных является таблицей, каждая строка которой представляет собой запись, содержащую информацию о клиентах.
Источник данных может являться файлом Word, Access, Outlook или Excel.
Примером источника данных может служить таблица, созданная в предыдущем упражнении (файл Список_адресов.dос).
Слияние для уже существующего источника данных
Как правило, в каждой организации имеется список клиентов, поставщиков, смежных организаций и т. п., с которыми приходится сотрудничать. Такой список может быть использован не только для регистрации, но и для циркулярной рассылки.
Итак, если источник данных уже существует, можно начать слияние.
1. Откройте документ на основе требуемого шаблона.
2. Выберите команду Слияние в меню Сервис (Tools, Mall Merge).
3. В разделе Основной документ (Main Document) выберите Создать — Документы на бланке (Create, Form Letters).
4. Выберите Активное окно (Active Window) в качестве главного документа.
5. Из раздела Источник данных (Data Source) выберите Получить данные (Get Data), затем Открыть источник данных (Open Data Source).
6. Найдите и откройте нужный файл.
7. Затем выберите Редактировать основной документ (Edit Main Document) для создания основного документа (в окне основного документа появится новая панель инструментов Слияние) .
1. Поставьте указатель в то место, куда должно быть вставлено нужное поле, соответствующее строке заголовков таблицы, и нажмите кнопку Добавить поле слияния (Insert Merge Field).
2. Выберите из списка требуемое поле.
3. Последовательно вставьте все нужные поля и примените соответствующее форматирование. 4. Снова выберите команду Слияние в меню Сервис (или воспользуйтесь кнопкой панели инструментов Слияние).
5. Затем для осуществления слияния нажмите кнопку Объединение (Mail Merge) в третьей группе диалогового окна Слияние.
6. Просмотрите, затем сохраните или распечатайте полученный документ Формы.
Когда пользователь работает с основным документом, панель инструментов Слияние (Mill Merge) отображается на экране, предоставляя доступ к функциям этой панели.
Кнопка Добавить поле  позволяет вставить имя поля Слияние втекущий документ.
Кнопка Добавить поле Word дает возможность пользователю вставить специальные поля слияния для конфигурации слияния.
Кнопка переключает отображение полей слияния и реальных данных. Она доступна только тогда, когда режим просмотра кодов полей отключен.
Кнопки обеспечивают просмотр записей реальных данных в объединенных документах. Кнопка вызывает диалоговое окно Слияние;
проверяет ошибки в настройке процесса слияния;
осуществляет слияние в новый документ, используя текущие установки и опции слияния;
осуществляет слияние на принтер, используя текущие установки и опции слияния;
вызывает окно Слияние для установки разных параметров и вариантов слияния;
осуществляет поиск указанной записи в источнике данных;
открывает источник данных для правки.
Поля слияния, введенные в основной документ слияния, указывают место размещения данных их источника данных. Например, поле слияния Город указывает, куда будет введено название города из соответствующей записи в таблице данных.
Символы поля слияния (" ") нельзя печатать вручную или вводить спомощью команды "символ" меню "Вставка". Они вставляются автоматически.