Архивное хранение документов


Организация архивного хранения документов и их эффективного использования — одна из основных задач службы документационного обеспечения. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой.
Номенклатура дел пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект номенклатуры подлежит утверждению руководителем организации.
В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре. Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения дела с предусмотренным заголовком. О каждом заведенном деле в номенклатуре делается соответствующая пометка.
Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит передаче на государственное хранение.
Российское делопроизводство имеет многовековую историю, отличающуюся национальными чертами. Документы проживают долгую жизнь — от оформления до архивного хранения и уничтожения. Правила работы с ними в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий обработки документов. Формирование их происходит под влиянием многих факторов. Наиболее значимыми из них являются имеющиеся традиции работы, как национальные, так и возникшие в рамках определенной организации, а также разнообразные нормативно-методические документы государственных органов.

Делопроизводство в среде Windows
Знакомство с MS Windows
Использование программного обеспечения MS Windows предоставляет пользователю большие возможности для работы, обеспечивая при этом простоту и легкость освоения и реализации этих возможностей.
Описание MS Windows (в дальнейшем — просто Windows) в данной книге имеет ознакомительный характер и рассчитано на тех пользователей, которые только начинают работать в среде Windows, более подготовленные читатели могут эту главу пропустить.
Термин "делопроизводство" в последнее время все чаще заменяется термином "информационно-документационное обеспечение управления", которое включает следующие этапы: :

  • создание документов и их оформление;
  • прием-передачу документов;
  • организацию движения документов;
  • регистрацию и контроль документов;
  • организацию групповой работы над документами;
  • информационное обслуживание; .
  • хранение документов.

Автоматизация этой работы невозможна без современного технического оснащения (персональные компьютеры, принтеры, сканеры, факсы, ксероксы и т. п.), облегчающего работу и обеспечивающего сохранность, достоверность и Оперативность получения информации.
Использование персонального компьютера существенно изменило каждый из этапов делопроизводства, для реализации которых в организациях малого переднего бизнеса используется специализированное программное обеспечение ведущих фирм.
Сегодня для реализации задач информационно-документационного обеспечения управления необходимы:

  • операционная система;
  • вспомогательные программы (утилиты);
  • коммуникационные, программы;
  • текстовый процессор;
  • электронные таблицы;
  • система управления базами данных, .

Операционная система - программа, которая загружается при включении персонального компьютера и поддерживает работу всех системных и прикладных программ, обеспечивая их взаимодействие с аппаратурой, а также дает возможность пользователям выполнять общее управление персональным компьютером.
Вспомогательные программы (утилиты) представляют собой дополнительные средства, которые расширяют возможности компьютера и облегчают пользователю осуществлять часто выполняемые действия (программы-упаковщики, программы диагностики компьютера и т. п.).
Коммуникационные программы предназначены для организации обмена информацией между компьютерами, пересылая информацию с одного компьютера на другой.
Текстовый процессор — программа создания печатных документов, обеспечивающая обработку текстов, создание композиции страницы, оформление документа с использованием комплекта шрифтов.
Электронные таблицы — программы, представляющие данные в виде таблиц и выполняющие преобразования данных, разнообразные вычисления для инженерных, бухгалтерских расчетов и задач принятия решений.
Система управления базами данных — программа, обеспечивающая эффективные средства организации больших объемов данных, доступа к ним, их хранения и обслуживания.
В данной книге рассматриваются программные продукты фирмы Microsoft, получившие наибольшее распространение в нашей стране и во всем мире. В качестве операционной системы рассматривается MS Windows, а в качестве офисных приложений пакет — MS Office.