Аргументы в пользу автоматизации делопроизводства в российских условиях

За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

  1. С документами работают абсолютно асе организации и большое количество частных лиц.
  2. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.
  3. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
  4. Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства/ часто стремятся повысить свою квалификацию.

5. Возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.
Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. Однако появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области, растет квалификация пользователей. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны.
Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.
Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и "десять тысяч одних курьеров" определяли "лицо" солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.
В данной книге все "делопроизводящие" программы рассматриваются на примерах приложений, входящих в комплект Microsoft Office 2000 (в дальнейшем — просто Office).
Некоторые обычные возражения
Пользователи систем документооборота и руководители имеют много вполне уважительных причин для игнорирования систем автоматизированного управления документами.

  1. Счастливое неведение. Большинство пользователей и руководителей подразделений не представляют реально, как много времени теряется из-за проблем с документооборотом.
  2. Высокая стоимость. До недавнего времени системы управления документами были очень дороги. Новое программное обеспечение для персональных компьютеров изменило эту ситуацию, но большинство пользователей не знают об этой доступности.
  3. Инерция мышления. Ежедневные проблемы делают пользователей и руководителей нацеленными на сиюминутные результаты (финансовые проблемы, отношения с заказчиками и т. п.) и теряются из виду неэффективные процедуры управления документами.
  4. Неверное позиционирование. Большинство пользователей считают, что управление документами — удел только чрезвычайно крупных корпораций с тысячами служащих. Но в любой, даже очень небольшой фирме потери из-за неправильного управления документами отнимают много времени.
  5. Страх перед неудачей. Даже люди, которые знают, что система управления документами им нужна, могут не знать, с чего начать. Из боязни сделать что-нибудь не так эти пользователи предпочитают не делать ничего. Работа и так делается. Вопрос только в том, насколько эффективно.